В последние годы россияне все чаще обращаются к нотариусам для обеспечения доказательств. В течение первых девяти месяцев 2026 года было зарегистрировано примерно 34,5 тысячи таких нотариальных действий, что на 4,2% больше по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Основными регионами, где наблюдается высокая востребованность этой услуги, являются Москва, Санкт-Петербург и Подмосковье. Также в числе активных регионов можно отметить Краснодарский край, Татарстан, Башкортостан, Ростовскую область, Приморский край, Иркутскую и Свердловскую области.

Отмечается, что особенно возросла популярность нотариальной фиксации доказательств в офлайн-формате, то есть в реальной жизни, а не через интернет. В 2026 году количество таких действий увеличилось почти на 13%. В этой связи важно понять, в каких ситуациях могут пригодиться нотариальные вещественные доказательства, а также какие нюансы следует учитывать при обращении к нотариусам.

Когда нотариальный протокол может быть полезен

Нотариус способен оперативно зафиксировать доказательства до того, как они будут уничтожены или изменены, что может помочь защитить права пострадавшей стороны. Протокол, составленный нотариусом, обладает повышенной доказательственной силой и может служить неоспоримым доказательством в суде. Часто зафиксированные нотариусом факты способны убедить нарушителей и разрешить конфликт без необходимости судебных разбирательств.

Ситуации, в которых может потребоваться нотариальная фиксация, могут быть разнообразными — от некачественного ремонта до нарушения авторских прав на театральные спектакли. Объекты, подлежащие нотариальному осмотру, тоже могут варьироваться: это могут быть почтовые отправления, журналы, товары на складе или даже урожай на поле.

Примером может служить ситуация, когда нотариус осматривал рабочее место уволенного сотрудника. Руководство компании решило зафиксировать, что осталось в кабинете работника, чтобы избежать будущих споров. В процессе осмотра специалист по информационной безопасности обнаружил конфиденциальные данные, которые бывший сотрудник хранил на жестком диске. Нотариус зафиксировал найденные доказательства, и в дальнейшем дело дошло до правоохранительных органов.

В другом случае нотариус проводил осмотр земельного участка, где подрядчик допустил ошибки при выемке котлована. Работы были выполнены не в том месте и с нарушением технологии. В этом случае нотариус работал совместно с экспертом, чтобы зафиксировать все нарушения.

Когда обращаться за обеспечением доказательств

Процедура обеспечения доказательств нотариусом является гибким инструментом, который можно использовать на любой стадии конфликта. Нотариус может зафиксировать нарушения до подачи иска, что может быть полезно в случае спора. При этом документы, полученные в результате такой процедуры, не имеют срока действия и могут быть использованы в дальнейшем.

С 2015 года нотариусы также имеют право обеспечивать доказательства по делам, которые уже находятся в суде. Ранее эта возможность была доступна только судебным органам. Важно отметить, что нотариус выступает как беспристрастный свидетель и не оценивает информацию, содержащуюся в протоколе — это прерогатива суда.

Как составить заявление нотариусу

При подаче заявления необходимо указать, какие именно доказательства требуется обеспечить и какие обстоятельства подтвердить. Например, это может быть осмотр помещений после залива или проверка тиража книги для фиксации нарушения авторских прав.

Заявителю следует обозначить причины своей заинтересованности в нотариальном действии, что чаще всего связано с нарушением его прав. Также важно указать, почему осмотр доказательств необходимо произвести оперативно, без ожидания суда. Основной причиной может быть риск утраты доказательств — например, необходимость срочно демонтировать контрафактный товар или устранить недостатки в ремонте.

Уведомление заинтересованных лиц

Согласно закону, нотариус обязан уведомить о времени и месте обеспечения доказательств всех заинтересованных лиц, включая вторую сторону спора. Уведомление может быть отправлено заказным почтовым уведомлением или телеграммой. Если контрагенты не будут должным образом уведомлены, это может стать основанием для оспаривания протокола в суде.

Однако существуют исключения, когда нотариальное действие не терпит отлагательств или когда невозможно определить участников процесса. В таких случаях решение о необходимости уведомления принимает нотариус.

При розыске заинтересованных сторон нотариус опирается на информацию, предоставленную заявителем, а также на данные о регистрации физических и юридических лиц из базы МВД и ЕГРЮЛ. Начиная с 2026 года нотариусы также получили доступ к Единому федеральному регистру населения.

Если заинтересованные лица были уведомлены, но не явились на место нотариального действия, это не станет препятствием для фиксации доказательств.

Что делать, если нотариуса не пускают

Как правило, доступ нотариуса к месту осмотра обеспечивает заявитель. Нотариус не может самостоятельно добывать пропуск или пробираться на закрытые объекты. Однако, если доступ к месту осмотра будет закрыт, нотариус может зафиксировать этот факт.

Например, к нотариусу обратились представители компании, которых перестали пускать на арендованный склад. Нотариус уведомил собственника и зафиксировал недопуск арендаторов, что помогло компании выиграть судебный спор и получить компенсацию.

Иногда доступ открыт, но возникают трудности с осмотром. Например, для проверки доказательств может потребоваться подняться на высоту или спуститься в колодец. Все эти нюансы обсуждаются заявителем и нотариусом заранее.

Процедура обеспечения доказательств

Результатом нотариального действия становится протокол осмотра, в котором описываются все действия нотариуса и полученные результаты. К протоколу могут прилагаться схемы, таблицы, фото- и видеоматериалы. Протокол подписывают все участники, а затем удостоверяет нотариус.

В некоторых случаях процесс может занять значительное время. Например, фиксация некачественных работ строителей гостиницы длилась три дня, и фототаблица с недостатками заняла сотни листов.

Структурированный протокол нотариуса позволяет компетентным органам быстро разобраться в ситуации и сократить сроки рассмотрения дела. Такой протокол обладает повышенной доказательственной силой и не требует дополнительного подтверждения подлинности в суде.